Lo sapevi che scrivere una mail in inglese è una vera e propria arte?

Quante volte ti danni perchè impieghi tempo a scrivere una mail? Il tempo scorre, il tuo capo ti sta con il fiato sul collo e tu sei lì con google translator a trovare frasi fatte. In realtà, basta seguire delle semplice regole.

Innanzitutto, in ambito business, non ci si deve preoccupare di usare uno stile formale o informale quanto piuttosto, bisogna utilizzare e preferire uno stile neutrale. La mail infatti si usa come mezzo di comunicazione veloce. Ci si aspetta infatti una “prompt reply”, ovvero una risposta al massimo entro 24 ore.

Un altro cosiglio è quello di essere brevi e concisi. Insomma bisogna andare dritto al punto. Non ci si può aspettare infatti che i colleghi possano stare davanti a un pc a leggere una mail molto lunga, fatta di vari giri di parole. Meglio quindi organizzare la mail in modo che l’informazione arrivi al destinario nel modo più chiaro possible e in poco tempo.

È importante poi inserire per bene l’oggetto della mail che sintetizza brevemente il contenuto della stessa. Tra l’altro, conoscendo l’oggetto è più semplice andare a ritrovare una mail a distanza di tempo. Quindi non bisogna sottovalutare questo aspetto.

Infine, quando si scrive una mail efficace in inglese bisogna dimenticarsi l’italiano e la traduzione letterale. La sintassi dell’italiano infatti è molto articolata. In inglese è meglio prediligere frasi brevi e semplici.

È giusto iniziare una mail in inglese chiedendo “Buongiorno…come va?” ?

Al di là dell’intestazione che si sceglie in base alla persona a cui si scrive (se la si conosce o meno, se donna o uomo, più formale/meno formale) è giusto chiedere al destinatario come vanno le cose?

In realtà non sempre è una scelta giusta. Se esiste una sorta di relazione con l’interlocutore è buona norma chiedergli come vanno le cose, ma se è la prima volta che lo si contatta, allora è preferibile andare dritti al punto.

Inoltre essendo la prima volta che ci si parla meglio restare piuttosto formali. In inglese non esiste il “dare del lei”, quindi usare il linguaggio formale significa utilizzare frasi un pò più articolate come per esempio:

• I would be very happy if you could? Vs    Could you?
• We would like to remind you that… Vs    Don’t forget to…
• I am afraid that I will not be able to attend. Vs    I am sorry but I can’t come.
• If you should need any further assistance please do not hesitate to contact me at your own convenience.  Vs      Call me if you need help.

Infine, l’importante è adeguarsi sempre al tono che utilizza il nostro interlocutore.