La conference call è una delle pratiche aziendali più diffuse, tuttavia quando coinvolge colleghi stranieri può causare non poche ansie da prestazione. Ma niente panico, basta seguire alcuni consigli per gestirla al meglio e renderla davvero efficace.

Innanzitutto, bisogna prepararsi in anticipo. Per una questione di allenamento linguistico, sarebbe utile infatti preparare il nostro orecchio all’accento delle persone che saranno coinvolte nella conference call. Per esempio, se sappiamo che i nostri interlocutori sono irlandesi, potremmo ascoltare e vedere video di persone con accento irlandese su YouTube. Se sono americani, allora sarebbe consigliabile allenare l’orecchio a quel tipo di accento. Anche solo 10 minuti ogni sera aiuta molto.

Inoltre, non abbiate paura di chiedere conferma ai vostri interlocutori di aver compreso correttamente quanto espresso con frasi del tipo:

• “let me get that straight, you are saying that…»
• « I understand that you are saying that…»
• «If I’m not mistaken you think that…”

Farsi inoltre uno schema di riferimento con i nominativi dei partecipanti, il ruolo ricoperto e le domande che questi potrebbero farci o quelle che vorremmo porgere, è consigliabile:

Topic of discussion (issue, matter, PROPOSAL): 

The teleconference is to talk about…

Diciamo che questo modello funge da “salva vita” nel momento in cui potremmo essere nervosi per l’incontro perdendo la concentrazione e dimenticandoci di chiedere magari l’informazione che proprio ci serviva. Inoltre, ponendo magari l’attenzione solo sugli aspetti linguistici, perdiamo il focus principale della call.

Alcune volte poi, potrebbero esserci dei problemi di connessione o interferenze. Prendiamo il lato positivo, e usiamole a nostro vantaggio. Rivediamo per esempio gli appunti presi e cerchiamo di rifare il punto della situazione. Anzi, anche quando non c’è una vera interferenza, e siamo nel bel mezzo di un attacco di panico, proviamo ad usare queste frasi per prendere tempo:

• There seems to be a problem with the line.
• Sorry, there is some interference. I will call you back in a minute.
• I apologize for the bad connection but I didn’t hear you.

Infine, un’ultima cosa fondamentale. È inutile chiedere di ripetere quando non si capisce qualche informazione, perché spesso i nostri interlocutori lo ripeterebbero con le stesse parole. È opportuno quindi dire di non aver compreso con queste frasi:

• I am sorry but could you rephrase that?
• I am not familiar with that term, what did you intend?
• I’m not quite sure I understood correctly, could you say that last part differently?

L’ultimo consiglio è quello di cercare di affrontare il tutto con tranquillità perché così come noi ci preoccupiamo di farci comprendere, anche i nostri interlocutori sono ansiosi che tutto vada bene.