Il problema più grande di quando si organizza un meeting in inglese è cercare di non andare sotto stress e cercare di gestire al meglio l’andamento affinchè si raggiunga l’obiettivo dell’incontro. Insomma, come sempre nel business, non bisogna perdere tempo.

È fondamentale che ci sia una sorta di regia, ovvero una persona che faccia da moderatore e mantenga sempre le redini della discussione rispettando l’ordine del giorno. Alcune frasi che potrebbe usare per riportare l’ordine è:

• “Please, everyone let’s stick to the agenda.”
• “We can talk about that issue in another session.”
• “Let’s try to deal with the matter at hand today and leave that point for another day.”

Inoltre, potrebbe capitare che esista una persona che domina la riunione, limitando la partecipazione degli altri. Anche in questo caso la “regia” potrebbe provare a ristabilire l’ordine e il rispetto di tutti gli interlocutori, utilizzando frasi del tipo:

• “Thanks John, that is a great point, but I think we need to listen to Martha’s opinion also. Martha?»
• “I appreciate your point of view John, thank you. What do the rest of you think?”
• “Would anyone else please give his opinion on this matter. Martha?”

Altro fattore fondamentale da considerare sempre è il tempo. Se ci si rende conto che un interlocutore si dilunga troppo su un punto, allora è il caso di riportare la discussione in riga utilizzando frasi come queste:

•  “All-right then, we have dealt with this matter sufficiently and we need to move on now.”
• “I think we have enough information on this point. “
• “If we can’t come up with a unanimous conclusion, let’s leave this issue and decide at a later date.”

Infine, vi lasciamo alcune frasi di chiusura, da utilizzare alla fine dell’incontro:

• “Ok, everyone. Let’s wrap it up and go to lunch.”
• It’s 6:00 everybody, let’s call it a day!”

È sempre da effetto utilizzare frasi idiomatiche, sopratutto con colleghi stranieri!